Cuánto cuesta un software a medida: de qué depende

El precio de un software a medida depende de lo que haya que construir, de lo que ya existe y de cómo se vaya a mantener después. Por eso no se puede dar bien sin acotar el problema: quien te da un número cerrado antes de saber qué entra y qué no está haciendo una apuesta, y alguien acaba pagándola.

Lo que sí se puede saber desde el principio es de qué depende, cómo se estima con rigor y cómo comparar dos propuestas. Es lo que cuenta esta guía.

No pesan igual en todos los proyectos, pero conviene repasarlas una a una antes de pedir presupuesto.

Alcance

Cuántos procesos, pantallas y reglas de negocio entran, y cuáles se quedan fuera. Lo que no entra, dicho por escrito, también forma parte del precio.

Lo que ya existe

Sistemas en uso, datos en hojas de cálculo y programas con los que hay que convivir. Migrar los datos es la parte del trabajo que más se subestima.

Integraciones

Cada conexión con facturación, caja, correo, banca u otro programa es trabajo propio y un punto que puede cambiar cuando el otro programa se actualice.

Quién lo usa

Cuántos perfiles distintos hay, qué puede hacer cada uno y desde qué dispositivos se usa.

Calidad que se exige

Pruebas, documentación, seguridad y trazabilidad. Construir para mantener cuesta más al principio y bastante menos después.

Incertidumbre

Cuánto se sabe del problema. Cuanto menos, más conviene reducirla en una fase previa antes de comprometer un precio.

Después de entregar

Corrección de fallos, actualizaciones y cambios. Un sistema sin mantenimiento acaba peor que la hoja de cálculo que sustituyó.

Una estimación seria se construye en un orden concreto. Saltarse un paso no la acelera: la hace menos fiable.

• Se acotan por escrito el problema, el alcance y las prioridades: qué entra, qué no y en qué orden.
• Salvo que el trabajo sea simple y estandarizado, se empieza por una fase corta de definición que reduce la incertidumbre.
• La estimación se hace sobre ese alcance, con las hipótesis a la vista.
• El trabajo se entrega por fases, cada una con un objetivo, un entregable y una fecha acordados.
• Los cambios con impacto relevante se estiman y se aprueban aparte, en vez de colarse en el proyecto.

No hay una forma buena en abstracto: cada una encaja con un nivel distinto de certeza.

Precio cerrado

Cuando el alcance está claro y no va a cambiar. Funciona si el precio llega después de acotarlo; si llega antes, el riesgo lo asume alguien sin saberlo.

Por horas

Cuando hay mucha incertidumbre o se está explorando. Da flexibilidad y exige confianza y seguimiento.

Por hitos

Cuando el proyecto se parte en fases con entregables claros. Permite parar o cambiar de rumbo entre una fase y la siguiente.

Cuota mensual

Para el mantenimiento y la evolución continua de un sistema que ya está en marcha.

• Da un precio sin decir qué entra y qué no.
• Promete un plazo cerrado antes de conocer el problema.
• Dice «todo incluido» sin una lista de lo que incluye.
• No parte el trabajo en fases revisables, así que solo se ve el resultado al final.
• No aclara quién es el dueño del código ni qué documentación se entrega.
• No habla de qué pasa después de la entrega: mantenimiento, soporte, cambios.
• No hay una persona concreta que responda del proyecto.

• Si una herramienta que ya existe cubre el proceso con pequeñas concesiones, es casi siempre mejor y más económica.
• Si el proceso todavía cambia cada mes, construirlo ahora fija un error.
• Si nadie va a mantenerlo, el sistema acabará peor que lo que sustituye.

El primer paso razonable es un análisis previo: una fase corta, con su alcance, su entregable y su importe acordados por escrito antes de empezar. Convierte el problema en un alcance, un plan y una estimación que se sostienen, y el documento es tuyo aunque después construya otro.

Consultoría y discovery

Qué es y qué deja decidido

¿Cuánto cuesta un software a medida?

Depende del alcance, de lo que ya exista y de cómo se vaya a mantener, y por eso no se da una cifra sin acotar el problema. Lo que sí puedes pedir antes de decidir es una propuesta que diga qué entra, qué no, en qué fases se entrega y cómo se estima.

¿Por qué dos presupuestos para lo mismo son tan distintos?

Porque casi nunca es lo mismo. Cambia lo que incluye cada uno: pruebas, documentación, seguridad, migración de datos, mantenimiento y propiedad del código. Compara primero qué cubre cada propuesta; el importe viene después.

¿Puedo pedir un precio cerrado?

Sí, cuando el alcance está claro y es estable. Si todavía hay incertidumbre importante, lo honesto es una fase previa para reducirla y fijar el precio después: un precio cerrado sin base suele acabar en cambios de alcance.

¿Se puede empezar con algo pequeño?

Sí, y suele ser lo más prudente: una primera fase acotada que funcione de principio a fin y se pueda ampliar después, en lugar de un proyecto grande de golpe. Reduce el riesgo y permite decidir con algo ya funcionando.

¿Qué pasa con el coste cuando termina el proyecto?

Un sistema en uso necesita mantenimiento: correcciones, actualizaciones de seguridad y cambios. Conviene hablarlo antes de empezar y dejar por escrito en qué condiciones se hace: un sistema que nadie cuida se degrada y acaba costando más de lo que ahorró.

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